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Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Colombia Tech Week S.A.S.
COLOMBIA TECH WEEK S.A.S., identificada con NIT. 901.800.432-1 (en adelante, “CTW”), es una empresa que respeta los datos personales proporcionados por sus clientes actuales y potenciales, empleados, candidatos, socios comerciales, proveedores, patrocinadores, asistentes potenciales y personas interesadas en los servicios de CTW. Por ello, CTW ha implementado esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) para informarle sobre qué Datos Personales procesamos, por qué los procesamos, sus derechos como Titular de los Datos Personales y los mecanismos que puede utilizar para ejercerlos.El uso de la plataforma y/o sitio web de CTW, la celebración de contratos laborales, asociaciones comerciales o acuerdos de prestación de servicios, y/o su aceptación expresa e inequívoca de los términos y condiciones y de esta Política implican que usted acepta el tratamiento de sus Datos Personales de acuerdo con lo establecido en esta Política.
¿Cómo puede comprender mejor esta política?
1. Definiciones. Para ayudarle a comprender mejor esta Política, a continuación, explicamos el significado de cada término utilizado en este documento.
"Autorización": El consentimiento previo, expreso e informado que nos otorga para tratar sus Datos Personales.
"Base de Datos": Un conjunto organizado de Datos Personales que está sujeto a Tratamiento.
"Consulta": Una solicitud que usted realiza como Titular de los Datos para conocer la información que tenemos sobre usted en nuestras Bases de Datos.
"Datos Anonimizados": Datos que no lo identifican personalmente y que CTW puede utilizar para análisis estadísticos o agregados.
"Datos Personales": Cualquier información que pueda utilizarse para identificarlo.
"Datos Personales Privados": Datos que, por su naturaleza íntima o reservada, solo son relevantes para usted como Titular de los Datos.
"Datos Personales Semiprivados": Datos que no son íntimos, reservados ni públicos, y cuyo conocimiento o divulgación puede ser de interés no solo para usted (Titular de los Datos), sino también para un determinado sector o grupo de personas o la sociedad en general. Por ejemplo, datos financieros, crediticios, comerciales, de actividad de servicios y de seguridad social.
"Datos Públicos": Datos clasificados como públicos por la ley y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.
"Datos Sensibles": Datos que afectan su privacidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, así como datos de salud, vida sexual y datos biométricos (por ejemplo, huellas dactilares).
"Encargado del Tratamiento": Persona natural o jurídica, pública o privada, que trata Datos Personales con base en las instrucciones del Responsable del Tratamiento. CTW puede contratar a determinadas personas o empresas para actuar como Encargados del Tratamiento de sus Datos Personales.
"Finalidad": El objetivo por el cual CTW tratará sus Datos Personales.
"Fuente": Persona, entidad u organización que recibe o conoce Datos Personales de los Titulares en virtud de una relación comercial o de otro tipo y suministra estos datos a un Operador de Información, quien luego los pone a disposición del Titular de los Datos.
"Operador": Persona, entidad u organización que recibe Datos Personales de diversas fuentes, los administra y los pone a disposición de los Titulares de los Datos bajo los parámetros de la Ley 1266 de 2008 y normas complementarias.
"Sitio Web": Se refiere al sitio web de CTW a través del cual se promocionan y comercializan los Servicios.
"Plataforma": Se refiere al sitio web o la aplicación de CTW a través de la cual se prestan los Servicios.
"Reclamo": Solicitud que usted realiza para ejercer sus derechos relacionados con sus Datos Personales.
"Responsable del Tratamiento": Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre el Tratamiento de los Datos Personales y determina su finalidad. En este caso, CTW es el Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales.
"Requisito de Procedibilidad": Paso previo que debe realizar antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Consiste en presentar un reclamo directo al Encargado o Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales.
"Servicios": Se refiere a los servicios prestados por CTW, que consisten en la organización de diversos eventos y actividades para promover la innovación y el emprendimiento, posicionando a Colombia como un líder en el ecosistema emprendedor internacional, con el objetivo de generar conexiones, oportunidades de negocio, promover la colaboración e intercambio de conocimientos.
"Titular de los Datos": Usted, la persona natural cuyos Datos Personales están siendo tratados.
"Tratamiento": Cualquier operación realizada sobre sus Datos Personales, como la recolección, almacenamiento, procesamiento, análisis, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización, corrección o eliminación, entre otras. El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).
"Transmisión": La entrega de Datos Personales a un Encargado del Tratamiento para que realice el Tratamiento de acuerdo con las instrucciones del Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.
"Transferencia": La entrega de Datos Personales a otro Responsable del Tratamiento para que los trate de manera autónoma, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.
"Autorización": El consentimiento previo, expreso e informado que nos otorga para tratar sus Datos Personales.
"Base de Datos": Un conjunto organizado de Datos Personales que está sujeto a Tratamiento.
"Consulta": Una solicitud que usted realiza como Titular de los Datos para conocer la información que tenemos sobre usted en nuestras Bases de Datos.
"Datos Anonimizados": Datos que no lo identifican personalmente y que CTW puede utilizar para análisis estadísticos o agregados.
"Datos Personales": Cualquier información que pueda utilizarse para identificarlo.
"Datos Personales Privados": Datos que, por su naturaleza íntima o reservada, solo son relevantes para usted como Titular de los Datos.
"Datos Personales Semiprivados": Datos que no son íntimos, reservados ni públicos, y cuyo conocimiento o divulgación puede ser de interés no solo para usted (Titular de los Datos), sino también para un determinado sector o grupo de personas o la sociedad en general. Por ejemplo, datos financieros, crediticios, comerciales, de actividad de servicios y de seguridad social.
"Datos Públicos": Datos clasificados como públicos por la ley y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.
"Datos Sensibles": Datos que afectan su privacidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, así como datos de salud, vida sexual y datos biométricos (por ejemplo, huellas dactilares).
"Encargado del Tratamiento": Persona natural o jurídica, pública o privada, que trata Datos Personales con base en las instrucciones del Responsable del Tratamiento. CTW puede contratar a determinadas personas o empresas para actuar como Encargados del Tratamiento de sus Datos Personales.
"Finalidad": El objetivo por el cual CTW tratará sus Datos Personales.
"Fuente": Persona, entidad u organización que recibe o conoce Datos Personales de los Titulares en virtud de una relación comercial o de otro tipo y suministra estos datos a un Operador de Información, quien luego los pone a disposición del Titular de los Datos.
"Operador": Persona, entidad u organización que recibe Datos Personales de diversas fuentes, los administra y los pone a disposición de los Titulares de los Datos bajo los parámetros de la Ley 1266 de 2008 y normas complementarias.
"Sitio Web": Se refiere al sitio web de CTW a través del cual se promocionan y comercializan los Servicios.
"Plataforma": Se refiere al sitio web o la aplicación de CTW a través de la cual se prestan los Servicios.
"Reclamo": Solicitud que usted realiza para ejercer sus derechos relacionados con sus Datos Personales.
"Responsable del Tratamiento": Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre el Tratamiento de los Datos Personales y determina su finalidad. En este caso, CTW es el Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales.
"Requisito de Procedibilidad": Paso previo que debe realizar antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Consiste en presentar un reclamo directo al Encargado o Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales.
"Servicios": Se refiere a los servicios prestados por CTW, que consisten en la organización de diversos eventos y actividades para promover la innovación y el emprendimiento, posicionando a Colombia como un líder en el ecosistema emprendedor internacional, con el objetivo de generar conexiones, oportunidades de negocio, promover la colaboración e intercambio de conocimientos.
"Titular de los Datos": Usted, la persona natural cuyos Datos Personales están siendo tratados.
"Tratamiento": Cualquier operación realizada sobre sus Datos Personales, como la recolección, almacenamiento, procesamiento, análisis, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización, corrección o eliminación, entre otras. El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).
"Transmisión": La entrega de Datos Personales a un Encargado del Tratamiento para que realice el Tratamiento de acuerdo con las instrucciones del Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.
"Transferencia": La entrega de Datos Personales a otro Responsable del Tratamiento para que los trate de manera autónoma, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.
2. Alcance: Esta Política aplica a todos los Datos Personales que posee CTW, quien actúa como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
3. Principios del Tratamiento de Datos Personales: El Tratamiento de Datos Personales se llevará a cabo de acuerdo con los principios establecidos en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 4 de la Ley 1266 de 2008, así como en cualquier normativa que los actualice o modifique. A continuación, se resumen estos principios:
Finalidad: El Tratamiento debe tener una finalidad legal de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debemos informarle.
Necesidad y Razonabilidad: Los Datos Personales que posee CTW deben ser necesarios para cumplir con las finalidades del Tratamiento.
Temporalidad: El período durante el cual tratamos los Datos Personales debe ser solo el necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados.
Libertad: Solo podemos tratar Datos Personales con su consentimiento previo, expreso e informado. Los Datos Personales no pueden obtenerse ni divulgarse sin su autorización previa o un mandato legal o judicial.
Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible. No trataremos datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: Debemos garantizar su derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información de CTW sobre la existencia de sus Datos Personales en nuestras Bases de Datos.
Acceso y Circulación Restringida: Los Datos Personales no públicos solo serán tratados por personas que necesiten hacerlo para cumplir con la finalidad prevista.
Seguridad: El Responsable y el Encargado del Tratamiento deben cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales, evitando su modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todas las personas involucradas en el Tratamiento de Datos Personales no públicos deben mantener la confidencialidad de la información.
No Discriminación: No realizaremos actos de discriminación basados en los Datos Personales recolectados.
Reparación: Estamos obligados a indemnizar cualquier daño causado por posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.
Limitación en la Recolección: Solo recolectaremos los Datos Personales necesarios para cumplir con las finalidades del Tratamiento.
Finalidad: El Tratamiento debe tener una finalidad legal de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debemos informarle.
Necesidad y Razonabilidad: Los Datos Personales que posee CTW deben ser necesarios para cumplir con las finalidades del Tratamiento.
Temporalidad: El período durante el cual tratamos los Datos Personales debe ser solo el necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados.
Libertad: Solo podemos tratar Datos Personales con su consentimiento previo, expreso e informado. Los Datos Personales no pueden obtenerse ni divulgarse sin su autorización previa o un mandato legal o judicial.
Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible. No trataremos datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: Debemos garantizar su derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información de CTW sobre la existencia de sus Datos Personales en nuestras Bases de Datos.
Acceso y Circulación Restringida: Los Datos Personales no públicos solo serán tratados por personas que necesiten hacerlo para cumplir con la finalidad prevista.
Seguridad: El Responsable y el Encargado del Tratamiento deben cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales, evitando su modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todas las personas involucradas en el Tratamiento de Datos Personales no públicos deben mantener la confidencialidad de la información.
No Discriminación: No realizaremos actos de discriminación basados en los Datos Personales recolectados.
Reparación: Estamos obligados a indemnizar cualquier daño causado por posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.
Limitación en la Recolección: Solo recolectaremos los Datos Personales necesarios para cumplir con las finalidades del Tratamiento.
4. ¿Cuándo Recolectamos Sus Datos Personales y Qué Datos Personales Recolectamos?
Recolección de Datos: CTW recopila Datos Personales de los Titulares en los siguientes casos:
Cuando los Titulares adquieren el Servicio a través del Sitio Web o la Plataforma.
Cuando los Titulares se registran y comparten sus datos en el Sitio Web o la Plataforma para el uso, compra de Servicios o cualquier otro propósito.
Cuando un socio nos transfiere los Datos Personales de los Titulares.
Cuando los Titulares proporcionan voluntariamente Datos Personales, por ejemplo, al completar formularios de CTW, ya sean físicos o digitales.
Cuando los Titulares utilizan los Servicios de CTW.Cuando los Titulares se registran para asistir a eventos organizados por CTW como parte de los Servicios.
Cuando los Titulares están interesados en unirse al equipo de CTW y envían su hoja de vida o participan en un proceso de selección.
Cuando usted celebra cualquier tipo de contrato con CTW, como contrato laboral, de prestación de servicios, de alianza comercial, de asociación, de patrocinio, de proveedor de servicios, de suministro, de mandato o cualquier otro tipo.
Información Recolectada: CTW puede solicitar o recopilar, salvo excepciones relacionadas con datos sensibles o datos de niños y adolescentes, los datos necesarios para cumplir con la finalidad prevista, incluyendo, pero no limitándose a los siguientes:
Datos que Recolectamos de Todos los Titulares: Nombre y apellido, nacionalidad, edad, número de identificación y copia del documento de identidad. Dirección postal y ciudad de residencia, número de teléfono de contacto, dirección de correo electrónico. Datos Personales que CTW recibe de terceros, incluyendo información financiera, comercial y crediticia de fuentes de datos autorizadas, así como información de seguridad social proveniente de operadores de información aprobados por el Ministerio de Salud y Protección Social (operadores de información PILA). Cualquier otro Dato Personal necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política.
Datos que Recolectamos de Empleados, Exempleados y Postulantes: Además de los datos mencionados en "Datos que Recolectamos de Todos los Titulares", también recolectamos: Estado civil, matrícula profesional, historial laboral, clínico, de salud, académico y financiero. Referencias laborales y personales, historia médica ocupacional, lugar de trabajo, cargo o profesión. Hoja de vida, certificación de afiliaciones a EPS, fondo de pensión y cesantías. Datos de cuenta bancaria, incluyendo la entidad financiera, información de contacto de emergencia (nombre y relación). Datos familiares como nombre, edad y número de hijos y adolescentes bajo primer grado de consanguinidad. Información laboral de su cónyuge o compañero(a) permanente y familiares, registros fotográficos. Cualquier otro dato necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política.
Datos que Recolectamos de Nuestros Aliados, Patrocinadores y Proveedores: Además de los datos mencionados en "Datos que Recolectamos de Todos los Titulares", también recolectamos: Razón social o nombre comercial, cargo dentro de la empresa, sector económico en el que opera la empresa. Número de identificación tributaria, copias del Registro Único Tributario (RUT).
Información del representante legal, incluyendo nombre completo, número de identificación, correo electrónico y teléfono de contacto.
Referencias, antecedentes comerciales, datos de cuenta bancaria, referencias bancarias, sitios web. Información de sus empleados o colaboradores que interactúan con CTW.
Cualquier otro dato necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política y garantizar la adecuada prestación de los Servicios.
Datos que Recolectamos de Nuestros Clientes y Usuarios del Servicio: Además de los datos mencionados en "Datos que Recolectamos de Todos los Titulares", también recolectamos: Número de identificación tributaria (NIT), razón social, logotipos, cargo dentro de la empresa.
Sector económico de la empresa donde trabaja o ejerce profesionalmente, dirección de las oficinas de la empresa. Información de contacto comercial, datos del representante legal, actividad comercial. Estado de inversión de la empresa (por ejemplo, pre-seed, seed, rondas Serie A, B, C, etc.). Datos financieros de la empresa donde trabaja o ejerce sus funciones profesionales, como estados financieros, estado de flujo de caja, ganancias, EBITDA y cualquier otro dato financiero necesario para evaluar la situación financiera y patrimonial de la empresa que representa o para la cual trabaja. Historial de navegación en la Plataforma. Cualquier otro dato necesario para cumplir con las finalidades del Servicio y las descritas en esta Política.
Datos Sensibles y su Tratamiento: Teniendo en cuenta las características de nuestro Servicio, CTW no requiere el Tratamiento de Datos Sensibles. Sin embargo, CTW solo recopilará y tratará Datos Sensibles en los casos legalmente permitidos. En tales situaciones, se le informará que no está obligado a proporcionar Datos Sensibles ni a autorizar su Tratamiento. Si decide no autorizar el Tratamiento de sus Datos Sensibles, CTW podría no ser capaz de continuar con el proceso de validación de identidad, lo que haría imposible la prestación de los Servicios. En caso de que esto ocurra, se le notificará de inmediato. Si nos autoriza a tratar sus Datos Sensibles, los recopilaremos y procesaremos únicamente para las finalidades descritas en esta Política.
Datos de Imagen: Al participar en cualquier videoconferencia o evento patrocinado u organizado por CTW, usted acepta y autoriza que su nombre e imagen puedan aparecer en programas, eventos, publicaciones y otros medios publicitarios, y en general, en todos los materiales de difusión promocional o comercial que CTW desee producir por un período de 50 años, sin ninguna obligación de compensación por su participación. Al aceptar esta Política, usted renuncia a cualquier reclamación contra CTW por derechos de imagen.
Recolección de Datos: CTW recopila Datos Personales de los Titulares en los siguientes casos:
Cuando los Titulares adquieren el Servicio a través del Sitio Web o la Plataforma.
Cuando los Titulares se registran y comparten sus datos en el Sitio Web o la Plataforma para el uso, compra de Servicios o cualquier otro propósito.
Cuando un socio nos transfiere los Datos Personales de los Titulares.
Cuando los Titulares proporcionan voluntariamente Datos Personales, por ejemplo, al completar formularios de CTW, ya sean físicos o digitales.
Cuando los Titulares utilizan los Servicios de CTW.Cuando los Titulares se registran para asistir a eventos organizados por CTW como parte de los Servicios.
Cuando los Titulares están interesados en unirse al equipo de CTW y envían su hoja de vida o participan en un proceso de selección.
Cuando usted celebra cualquier tipo de contrato con CTW, como contrato laboral, de prestación de servicios, de alianza comercial, de asociación, de patrocinio, de proveedor de servicios, de suministro, de mandato o cualquier otro tipo.
Información Recolectada: CTW puede solicitar o recopilar, salvo excepciones relacionadas con datos sensibles o datos de niños y adolescentes, los datos necesarios para cumplir con la finalidad prevista, incluyendo, pero no limitándose a los siguientes:
Datos que Recolectamos de Todos los Titulares: Nombre y apellido, nacionalidad, edad, número de identificación y copia del documento de identidad. Dirección postal y ciudad de residencia, número de teléfono de contacto, dirección de correo electrónico. Datos Personales que CTW recibe de terceros, incluyendo información financiera, comercial y crediticia de fuentes de datos autorizadas, así como información de seguridad social proveniente de operadores de información aprobados por el Ministerio de Salud y Protección Social (operadores de información PILA). Cualquier otro Dato Personal necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política.
Datos que Recolectamos de Empleados, Exempleados y Postulantes: Además de los datos mencionados en "Datos que Recolectamos de Todos los Titulares", también recolectamos: Estado civil, matrícula profesional, historial laboral, clínico, de salud, académico y financiero. Referencias laborales y personales, historia médica ocupacional, lugar de trabajo, cargo o profesión. Hoja de vida, certificación de afiliaciones a EPS, fondo de pensión y cesantías. Datos de cuenta bancaria, incluyendo la entidad financiera, información de contacto de emergencia (nombre y relación). Datos familiares como nombre, edad y número de hijos y adolescentes bajo primer grado de consanguinidad. Información laboral de su cónyuge o compañero(a) permanente y familiares, registros fotográficos. Cualquier otro dato necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política.
Datos que Recolectamos de Nuestros Aliados, Patrocinadores y Proveedores: Además de los datos mencionados en "Datos que Recolectamos de Todos los Titulares", también recolectamos: Razón social o nombre comercial, cargo dentro de la empresa, sector económico en el que opera la empresa. Número de identificación tributaria, copias del Registro Único Tributario (RUT).
Información del representante legal, incluyendo nombre completo, número de identificación, correo electrónico y teléfono de contacto.
Referencias, antecedentes comerciales, datos de cuenta bancaria, referencias bancarias, sitios web. Información de sus empleados o colaboradores que interactúan con CTW.
Cualquier otro dato necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política y garantizar la adecuada prestación de los Servicios.
Datos que Recolectamos de Nuestros Clientes y Usuarios del Servicio: Además de los datos mencionados en "Datos que Recolectamos de Todos los Titulares", también recolectamos: Número de identificación tributaria (NIT), razón social, logotipos, cargo dentro de la empresa.
Sector económico de la empresa donde trabaja o ejerce profesionalmente, dirección de las oficinas de la empresa. Información de contacto comercial, datos del representante legal, actividad comercial. Estado de inversión de la empresa (por ejemplo, pre-seed, seed, rondas Serie A, B, C, etc.). Datos financieros de la empresa donde trabaja o ejerce sus funciones profesionales, como estados financieros, estado de flujo de caja, ganancias, EBITDA y cualquier otro dato financiero necesario para evaluar la situación financiera y patrimonial de la empresa que representa o para la cual trabaja. Historial de navegación en la Plataforma. Cualquier otro dato necesario para cumplir con las finalidades del Servicio y las descritas en esta Política.
Datos Sensibles y su Tratamiento: Teniendo en cuenta las características de nuestro Servicio, CTW no requiere el Tratamiento de Datos Sensibles. Sin embargo, CTW solo recopilará y tratará Datos Sensibles en los casos legalmente permitidos. En tales situaciones, se le informará que no está obligado a proporcionar Datos Sensibles ni a autorizar su Tratamiento. Si decide no autorizar el Tratamiento de sus Datos Sensibles, CTW podría no ser capaz de continuar con el proceso de validación de identidad, lo que haría imposible la prestación de los Servicios. En caso de que esto ocurra, se le notificará de inmediato. Si nos autoriza a tratar sus Datos Sensibles, los recopilaremos y procesaremos únicamente para las finalidades descritas en esta Política.
Datos de Imagen: Al participar en cualquier videoconferencia o evento patrocinado u organizado por CTW, usted acepta y autoriza que su nombre e imagen puedan aparecer en programas, eventos, publicaciones y otros medios publicitarios, y en general, en todos los materiales de difusión promocional o comercial que CTW desee producir por un período de 50 años, sin ninguna obligación de compensación por su participación. Al aceptar esta Política, usted renuncia a cualquier reclamación contra CTW por derechos de imagen.
5. ¿Por qué Recopilamos tus Datos Personales?
Propósito General: CTW procesará los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular de los Datos para el desarrollo de su actividad económica. En general, CTW recopilará, almacenará, organizará, circulará, usará, transmitirá y transferirá los Datos Personales conforme a los siguientes propósitos:
Propósitos Comunes a Todos los Titulares de Datos: CTW procesará los Datos Personales para cumplir su objeto social; mantener y gestionar la información relacionada con la relación laboral, civil o comercial con los Titulares; cumplir con las obligaciones legales, contables, comerciales y regulatorias aplicables; acceder, recopilar y procesar Datos Personales recibidos de terceros, incluyendo información financiera, comercial y crediticia de fuentes de datos autorizadas y operadores de información de seguridad social (Operadores de Información PILA); controlar y salvaguardar la seguridad de personas, bienes e información de CTW, garantizando la efectividad y seguridad de las transacciones realizadas en la Plataforma o Sitio Web; ejecutar la relación laboral, comercial o civil con los Titulares; gestionar el Sitio Web para permitir la navegación de clientes y usuarios, así como la identificación de planes de servicio, descuentos o promociones; almacenar Datos Personales en los servidores de CTW; divulgar información cuando sea necesario para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, prevenir fraudes, ataques de seguridad, problemas técnicos o proteger los derechos de terceros; verificar referencias de los Titulares en bases de datos; prevenir y verificar delitos mediante consultas en listas restrictivas nacionales e internacionales como Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, OFAC, redes sociales relevantes, entre otras; cumplir con regulaciones de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo; mantener comunicación directa con los Titulares sobre su situación contractual, laboral o comercial y fines informativos o comerciales; realizar análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales, administrativos o técnicos; compartir información con autoridades gubernamentales o entidades reguladoras según la legislación aplicable o por orden administrativa o judicial; verificar identidad, antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares; transmitir, transferir y proporcionar Datos Personales a la empresa matriz y otras empresas del grupo corporativo de CTW (si aplica) para almacenamiento, consulta o procesamiento; contactar a los Titulares mediante internet, llamadas, correspondencia física, SMS, WhatsApp, Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, Telegram, Messenger o cualquier otra red social o plataforma de videoconferencia para el desarrollo contractual; transmitir, transferir y proporcionar Datos Personales a socios comerciales o terceros nacionales e internacionales encargados del tratamiento de información; realizar actividades de mercadeo como estudios de mercado, promociones de servicios, encuestas de satisfacción y otras actividades similares; transmitir, transferir y proporcionar Datos Personales a terceros en caso de comercialización de los mismos como activo comercial; atender consultas, solicitudes y reclamaciones de los Titulares; transmitir, transferir y proporcionar Datos Personales a terceros en casos de sustitución patronal, cesión contractual o procesos de adquisición o integración empresarial; enviar invitaciones a eventos organizados por CTW dentro de sus Servicios; utilizar los Datos Personales como prueba en cualquier proceso legal.
Propósitos para el Tratamiento de Datos Personales de Empleados, Exempleados y Postulantes: Además de los propósitos mencionados en "Propósitos Comunes a Todos los Titulares de Datos", los Datos Personales serán procesados para proteger la salud de los trabajadores y contratistas de CTW; verificar conflictos de interés, inhabilidades o incompatibilidades; seleccionar personal, gestionar procesos de contratación y relaciones laborales, brindar beneficios a empleados directamente o mediante terceros, y otorgar acceso a recursos tecnológicos de CTW; mantener registros disciplinarios de empleados y contratistas; contribuir al sistema de seguridad social; transmitir, transferir y proporcionar información a terceros para referencias laborales o profesionales; evaluar y desarrollar procesos de selección y sus registros históricos, entre otros fines.
Propósitos para el Tratamiento de Datos Personales de Proveedores, Patrocinadores y Socios: Además de los propósitos mencionados en "Propósitos Comunes a Todos los Titulares de Datos", los Datos Personales serán procesados para generar reportes a bases de datos de operadores de información crediticia y comercial; proporcionar referencias comerciales; gestionar pagos de remuneraciones, comisiones, descuentos y retenciones fiscales o parafiscales; enviar facturas; emitir certificaciones contractuales o comerciales; organizar y desarrollar eventos dentro del marco de los Servicios.
Propósitos para el Tratamiento de Datos Personales de Clientes y Usuarios: Para cumplir con la propuesta de valor y los Servicios ofrecidos a cada cliente y usuario; transmitir, transferir y proporcionar Datos Personales a socios comerciales nacionales e internacionales para que puedan contactar a los Titulares y ofrecerles servicios o información relevante; mejorar servicios y realizar actividades comerciales actuales o futuras con CTW; evaluar la necesidad de nuevos servicios y productos para clientes; contactar a los Titulares mediante WhatsApp, correo electrónico u otros medios para enviar solicitudes de pago, facturas o información de eventos dentro de los Servicios; ejecutar acciones de perfilamiento comercial, prospección y análisis de mercado utilizando herramientas de inteligencia artificial o metodologías de análisis de datos para mejorar los Servicios; definir perfiles de consumo de clientes para análisis estadísticos y mejorar la comercialización de los Servicios; realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad; enviar noticias o artículos de interés relacionados con los Servicios; realizar encuestas de satisfacción; proporcionar información sobre las características y alcance de los Servicios, así como sobre nuevos eventos o actividades dentro del marco de los Servicios.
Transmisión y Transferencia de Datos Personales: CTW podrá transferir o transmitir Datos Personales a uno o más Encargados o Responsables ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando el Titular lo autorice o cuando sea requerido por ley o mandato judicial o administrativo. Al aceptar esta Política, el Titular autoriza a CTW para transferir o transmitir sus Datos Personales a socios comerciales, proveedores, empresa matriz (si aplica) o proveedores de servicios en la nube exclusivamente para los fines establecidos en esta Política. Si CTW transmite los Datos Personales a terceros, estos procesarán la información conforme a esta Política. Sin embargo, si se transfieren los Datos Personales, estos serán tratados de acuerdo con la política de protección de datos del nuevo Responsable.
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Propósito General: CTW procesará los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular de los Datos para el desarrollo de su actividad económica. En general, CTW recopilará, almacenará, organizará, circulará, usará, transmitirá y transferirá los Datos Personales conforme a los siguientes propósitos:
Propósitos Comunes a Todos los Titulares de Datos: CTW procesará los Datos Personales para cumplir su objeto social; mantener y gestionar la información relacionada con la relación laboral, civil o comercial con los Titulares; cumplir con las obligaciones legales, contables, comerciales y regulatorias aplicables; acceder, recopilar y procesar Datos Personales recibidos de terceros, incluyendo información financiera, comercial y crediticia de fuentes de datos autorizadas y operadores de información de seguridad social (Operadores de Información PILA); controlar y salvaguardar la seguridad de personas, bienes e información de CTW, garantizando la efectividad y seguridad de las transacciones realizadas en la Plataforma o Sitio Web; ejecutar la relación laboral, comercial o civil con los Titulares; gestionar el Sitio Web para permitir la navegación de clientes y usuarios, así como la identificación de planes de servicio, descuentos o promociones; almacenar Datos Personales en los servidores de CTW; divulgar información cuando sea necesario para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, prevenir fraudes, ataques de seguridad, problemas técnicos o proteger los derechos de terceros; verificar referencias de los Titulares en bases de datos; prevenir y verificar delitos mediante consultas en listas restrictivas nacionales e internacionales como Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, OFAC, redes sociales relevantes, entre otras; cumplir con regulaciones de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo; mantener comunicación directa con los Titulares sobre su situación contractual, laboral o comercial y fines informativos o comerciales; realizar análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales, administrativos o técnicos; compartir información con autoridades gubernamentales o entidades reguladoras según la legislación aplicable o por orden administrativa o judicial; verificar identidad, antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares; transmitir, transferir y proporcionar Datos Personales a la empresa matriz y otras empresas del grupo corporativo de CTW (si aplica) para almacenamiento, consulta o procesamiento; contactar a los Titulares mediante internet, llamadas, correspondencia física, SMS, WhatsApp, Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, Telegram, Messenger o cualquier otra red social o plataforma de videoconferencia para el desarrollo contractual; transmitir, transferir y proporcionar Datos Personales a socios comerciales o terceros nacionales e internacionales encargados del tratamiento de información; realizar actividades de mercadeo como estudios de mercado, promociones de servicios, encuestas de satisfacción y otras actividades similares; transmitir, transferir y proporcionar Datos Personales a terceros en caso de comercialización de los mismos como activo comercial; atender consultas, solicitudes y reclamaciones de los Titulares; transmitir, transferir y proporcionar Datos Personales a terceros en casos de sustitución patronal, cesión contractual o procesos de adquisición o integración empresarial; enviar invitaciones a eventos organizados por CTW dentro de sus Servicios; utilizar los Datos Personales como prueba en cualquier proceso legal.
Propósitos para el Tratamiento de Datos Personales de Empleados, Exempleados y Postulantes: Además de los propósitos mencionados en "Propósitos Comunes a Todos los Titulares de Datos", los Datos Personales serán procesados para proteger la salud de los trabajadores y contratistas de CTW; verificar conflictos de interés, inhabilidades o incompatibilidades; seleccionar personal, gestionar procesos de contratación y relaciones laborales, brindar beneficios a empleados directamente o mediante terceros, y otorgar acceso a recursos tecnológicos de CTW; mantener registros disciplinarios de empleados y contratistas; contribuir al sistema de seguridad social; transmitir, transferir y proporcionar información a terceros para referencias laborales o profesionales; evaluar y desarrollar procesos de selección y sus registros históricos, entre otros fines.
Propósitos para el Tratamiento de Datos Personales de Proveedores, Patrocinadores y Socios: Además de los propósitos mencionados en "Propósitos Comunes a Todos los Titulares de Datos", los Datos Personales serán procesados para generar reportes a bases de datos de operadores de información crediticia y comercial; proporcionar referencias comerciales; gestionar pagos de remuneraciones, comisiones, descuentos y retenciones fiscales o parafiscales; enviar facturas; emitir certificaciones contractuales o comerciales; organizar y desarrollar eventos dentro del marco de los Servicios.
Propósitos para el Tratamiento de Datos Personales de Clientes y Usuarios: Para cumplir con la propuesta de valor y los Servicios ofrecidos a cada cliente y usuario; transmitir, transferir y proporcionar Datos Personales a socios comerciales nacionales e internacionales para que puedan contactar a los Titulares y ofrecerles servicios o información relevante; mejorar servicios y realizar actividades comerciales actuales o futuras con CTW; evaluar la necesidad de nuevos servicios y productos para clientes; contactar a los Titulares mediante WhatsApp, correo electrónico u otros medios para enviar solicitudes de pago, facturas o información de eventos dentro de los Servicios; ejecutar acciones de perfilamiento comercial, prospección y análisis de mercado utilizando herramientas de inteligencia artificial o metodologías de análisis de datos para mejorar los Servicios; definir perfiles de consumo de clientes para análisis estadísticos y mejorar la comercialización de los Servicios; realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad; enviar noticias o artículos de interés relacionados con los Servicios; realizar encuestas de satisfacción; proporcionar información sobre las características y alcance de los Servicios, así como sobre nuevos eventos o actividades dentro del marco de los Servicios.
Transmisión y Transferencia de Datos Personales: CTW podrá transferir o transmitir Datos Personales a uno o más Encargados o Responsables ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando el Titular lo autorice o cuando sea requerido por ley o mandato judicial o administrativo. Al aceptar esta Política, el Titular autoriza a CTW para transferir o transmitir sus Datos Personales a socios comerciales, proveedores, empresa matriz (si aplica) o proveedores de servicios en la nube exclusivamente para los fines establecidos en esta Política. Si CTW transmite los Datos Personales a terceros, estos procesarán la información conforme a esta Política. Sin embargo, si se transfieren los Datos Personales, estos serán tratados de acuerdo con la política de protección de datos del nuevo Responsable.
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6. ¿Qué sucede con la autorización que nos das para procesar tus datos sensibles o si utilizamos tus datos personales para otro propósito?
Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles: Cuando CTW recopile Datos Sensibles o datos de menores, se deberán cumplir los siguientes requisitos: tu Autorización debe ser explícita; te informaremos que no estás obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información. Te informaremos de manera explícita y previa qué Datos Sensibles trataremos y con qué propósito.
Autorización para Nuevos Usos o Finalidades: CTW solicitará tu Autorización para nuevos usos de tus Datos Personales, para lo cual publicaremos cambios en la Política en nuestra Plataforma o a través de cualquier otro medio que consideremos adecuado, notificándote sobre la modificación. Si no estás de acuerdo con las nuevas Finalidades, podrás revocar la Autorización, y eliminaremos tus Datos Personales si no tenemos una obligación legal de conservarlos.
Abstención de Recopilar Datos Relacionados con Antecedentes Penales: CTW solo procesará tus Datos Personales relacionados con antecedentes penales única y exclusivamente para garantizar la legalidad de sus operaciones, la seguridad de CTW y sus partes interesadas, y para prevenir el fraude, el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles: Cuando CTW recopile Datos Sensibles o datos de menores, se deberán cumplir los siguientes requisitos: tu Autorización debe ser explícita; te informaremos que no estás obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información. Te informaremos de manera explícita y previa qué Datos Sensibles trataremos y con qué propósito.
Autorización para Nuevos Usos o Finalidades: CTW solicitará tu Autorización para nuevos usos de tus Datos Personales, para lo cual publicaremos cambios en la Política en nuestra Plataforma o a través de cualquier otro medio que consideremos adecuado, notificándote sobre la modificación. Si no estás de acuerdo con las nuevas Finalidades, podrás revocar la Autorización, y eliminaremos tus Datos Personales si no tenemos una obligación legal de conservarlos.
Abstención de Recopilar Datos Relacionados con Antecedentes Penales: CTW solo procesará tus Datos Personales relacionados con antecedentes penales única y exclusivamente para garantizar la legalidad de sus operaciones, la seguridad de CTW y sus partes interesadas, y para prevenir el fraude, el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
7. ¿Qué son las "cookies" y para qué las usamos?
Una cookie es un archivo inofensivo que se descarga en tu dispositivo cuando accedes a ciertas páginas web. Las cookies nos permiten, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos y tendencias de navegación de un usuario o su equipo. CTW utiliza cookies propias y de terceros.
Información almacenada por las cookies
Las cookies almacenan información técnica como preferencias personales, personalización de contenido, información que has llenado previamente en un formulario para evitar volver a ingresarla, interacciones con nuestra Plataforma y otra información que nos permite recordarte.
Finalidades del uso de la información recopilada a través de cookies
CTW utiliza cookies para ofrecerte un servicio de alto valor agregado al guardar tus preferencias, la forma, el tiempo y el modo en que utilizas nuestra Plataforma o Sitio Web, así como cualquier información útil para rastrear tus hábitos de consumo. También las usamos para personalizar tu experiencia de navegación, generar métricas y análisis sobre los visitantes de nuestra Plataforma y recopilar información para mejorar el contenido y los servicios.
No recopilaremos números de tarjetas de débito o crédito ni ninguna otra información financiera o crediticia. Puedes rechazar el uso de cookies a través de la configuración de tu navegador; sin embargo, si lo haces, no rastrearemos ninguna información sobre ti cuando visites nuestra Plataforma, y es posible que no funcione correctamente. Si decides desactivar las cookies, solo utilizaremos una cookie en tu navegador para recordar tu preferencia de no usarlas.
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8. ¿Qué estás declarando cuando haces clic en "Autorizo el tratamiento de mis datos personales" de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de CTW?
Declaraciones de los Titulares de Datos Personales. Al proporcionar voluntariamente tus Datos Personales y/o otorgar autorización por escrito y/o hacer clic en "Autorizo el tratamiento de mis Datos Personales," declaras que: proporcionas tus Datos Personales de manera voluntaria y autorizas expresa e inequívocamente a CTW para recopilarlos y procesarlos según esta Política; entiendes que los Datos Sensibles incluyen información que afecta tu privacidad o cuyo uso indebido podría generar discriminación, como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, afiliación a sindicatos u organizaciones sociales, estado de salud, vida sexual y datos biométricos; has sido informado de tu derecho a no proporcionar Datos Sensibles y comprendes que, en algunos casos, la falta de autorización para el tratamiento de tus Datos Personales podría impedir la validación de tu identidad y la prestación de nuestros Servicios; conoces los fines para los cuales se utilizarán tus Datos Personales y Sensibles, detallados en esta Política; entiendes las medidas de seguridad implementadas por CTW para proteger los Datos Personales recopilados y aceptas dichas medidas; has sido informado sobre tus derechos en relación con tus Datos Personales y los mecanismos para ejercerlos; si eres cliente, reconoces que tienes o tendrás un contrato con CTW y que CTW necesita mantener contacto regular contigo; tu derecho a actualizar tus Datos Personales estará sujeto a nuestra verificación de que realmente tienes acceso a la nueva información de contacto que proporcionas.
Declaraciones de los Titulares de Datos Personales. Al proporcionar voluntariamente tus Datos Personales y/o otorgar autorización por escrito y/o hacer clic en "Autorizo el tratamiento de mis Datos Personales," declaras que: proporcionas tus Datos Personales de manera voluntaria y autorizas expresa e inequívocamente a CTW para recopilarlos y procesarlos según esta Política; entiendes que los Datos Sensibles incluyen información que afecta tu privacidad o cuyo uso indebido podría generar discriminación, como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, afiliación a sindicatos u organizaciones sociales, estado de salud, vida sexual y datos biométricos; has sido informado de tu derecho a no proporcionar Datos Sensibles y comprendes que, en algunos casos, la falta de autorización para el tratamiento de tus Datos Personales podría impedir la validación de tu identidad y la prestación de nuestros Servicios; conoces los fines para los cuales se utilizarán tus Datos Personales y Sensibles, detallados en esta Política; entiendes las medidas de seguridad implementadas por CTW para proteger los Datos Personales recopilados y aceptas dichas medidas; has sido informado sobre tus derechos en relación con tus Datos Personales y los mecanismos para ejercerlos; si eres cliente, reconoces que tienes o tendrás un contrato con CTW y que CTW necesita mantener contacto regular contigo; tu derecho a actualizar tus Datos Personales estará sujeto a nuestra verificación de que realmente tienes acceso a la nueva información de contacto que proporcionas.
9.¿Por cuánto tiempo procesaremos tus datos?
Término de la Autorización: Procesaremos tus Datos Personales desde el momento en que nos otorgues la Autorización hasta el día en que CTW sea disuelta y liquidada o hasta que se cumpla el propósito para el cual fueron recolectados.
Almacenamiento de tus Datos Personales: Una vez cumplido el propósito para el cual fueron recolectados, los Datos Personales serán almacenados en las Bases de Datos como información histórica de los Titulares.
Término de la Autorización: Procesaremos tus Datos Personales desde el momento en que nos otorgues la Autorización hasta el día en que CTW sea disuelta y liquidada o hasta que se cumpla el propósito para el cual fueron recolectados.
Almacenamiento de tus Datos Personales: Una vez cumplido el propósito para el cual fueron recolectados, los Datos Personales serán almacenados en las Bases de Datos como información histórica de los Titulares.
10. ¿Cómo protegemos sus Datos Personales?
Medidas de seguridad para la protección de los Datos Personales y otra información
Las medidas de seguridad implementadas por CTW tienen como objetivo proteger los datos de los Titulares para evitar su alteración, pérdida, uso no autorizado y acceso indebido. CTW aplica diligentemente medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que están razonablemente a su alcance, como la implementación de un sistema de gestión de accesos y el intercambio de información de forma cifrada, entre otras.Al aceptar esta Política, usted acepta expresamente estas formas de protección y declara que las considera apropiadas y suficientes para proteger sus Datos Personales.
Los datos de los Clientes de CTW y de los Titulares, en general, serán almacenados por los proveedores de CTW en cualquier país donde tengan sucursales o proveedores de servicios. Asimismo, la Base de Datos será transmitida a nuestros servidores [insertar la tecnología implementada para la transmisión de la Base de Datos].
Política de eliminación y/o supresión de Datos Personales. Una vez se cumpla la finalidad del tratamiento de sus Datos Personales, o cuando el Titular lo solicite directamente a CTW, y siempre que no exista un deber u obligación contractual o legal que lo impida, CTW procederá a eliminar o suprimir sus Datos Personales, siguiendo estas directrices:CTW eliminará o suprimirá los Datos Personales del Titular si:
(i) el Titular lo solicita libre y voluntariamente;(ii) considera que no se están respetando principios, derechos y garantías constitucionales y legales;(iii) se ha cumplido el Plazo de Autorización establecido en esta Política; o(iv) CTW considera que los datos ya no son necesarios para los Fines establecidos en esta Política.Para proceder, debe enviar su solicitud de eliminación de Datos Personales por correo electrónico a hello@colombiatechweek.co.CTW evaluará anualmente la información que posee sobre los Titulares y, según sus características y estado, seleccionará los datos que, a su criterio, serán eliminados o suprimidos. Para ello, considerará si existen derechos de los Titulares que impidan la eliminación de los Datos Personales o si existen obligaciones judiciales, legales, contractuales o constitucionales que lo impidan.CTW informará previamente a los Titulares sobre la decisión y los motivos de la eliminación de sus Datos Personales. Los Titulares podrán presentar Consultas, solicitudes o Reclamos sobre esta decisión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación. Estas Consultas, solicitudes o Reclamos seguirán los procedimientos establecidos en esta Política. Si no se recibe ninguna reclamación o solicitud, se procederá con la eliminación. CTW registrará las actas y registros correspondientes a los procesos de supresión y eliminación de los Datos Personales para garantizar la trazabilidad del procedimiento.
Confidencialidad, derechos fundamentales y anonimización de Datos Personales.
CTW respeta los derechos fundamentales a la privacidad, libertad de expresión, buen nombre y honor de los Titulares, por lo que tomará las medidas pertinentes en cuanto a confidencialidad, incluyendo:Se abstendrá de divulgar, total o parcialmente, la información confidencial recibida a cualquier persona natural o jurídica, entidad gubernamental o privada que no haya sido previamente autorizada.Se abstendrá de utilizar, explotar, emplear, publicar o divulgar información confidencial de manera diferente a la autorizada en esta Política.Instruirá a quienes tengan acceso a información confidencial sobre su manejo, uso, medidas de seguridad y demás, para garantizar su correcta protección.El uso de la información confidencial se realizará conforme a principios éticos y buenas prácticas en la protección de Datos Personales.CTW anonimizará los Datos Personales de los Titulares cuando considere que pueden afectar su derecho a la privacidad, buen nombre y honor. En cualquier caso, CTW, a solicitud de los Titulares y cuando existan razones válidas, procederá con la anonimización de cualquier Dato Personal.
Políticas sobre Exactitud y Calidad de la Información. De acuerdo con el principio de exactitud y calidad de la información, CTW tomará las medidas necesarias para garantizar que la información contenida en sus Bases de Datos sea veraz, completa, precisa, actualizada, verificable y comprensible. Por esta razón, CTW solicitará a los Titulares de los Datos la información necesaria e integral para cumplir con los Fines del respectivo Tratamiento. Asimismo, CTW requerirá la documentación necesaria para asegurar que la información en sus Bases de Datos sea verificable y verdadera.Para lograr esto, CTW implementará las siguientes medidas:
CTW tomará todas las medidas necesarias para garantizar que la información recopilada de los Titulares de los Datos sea completa, precisa, actualizada, verificable y comprensible. En consecuencia, se implementarán medidas de diligencia debida en los métodos de recopilación de datos para lograr estos fines.
CTW se abstendrá de realizar el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares si la información es parcial, incompleta, fragmentada o poco clara.
CTW verificará la identidad de los Titulares de los Datos y la información proporcionada solicitando los documentos de respaldo necesarios en cada caso específico. Esto puede incluir, pero no se limita a, los siguientes: cédula de identidad, RUT (Registro Único Tributario), antecedentes penales y policiales, historial crediticio y certificaciones de entidades privadas y/o públicas.
Medidas de seguridad para la protección de los Datos Personales y otra información
Las medidas de seguridad implementadas por CTW tienen como objetivo proteger los datos de los Titulares para evitar su alteración, pérdida, uso no autorizado y acceso indebido. CTW aplica diligentemente medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que están razonablemente a su alcance, como la implementación de un sistema de gestión de accesos y el intercambio de información de forma cifrada, entre otras.Al aceptar esta Política, usted acepta expresamente estas formas de protección y declara que las considera apropiadas y suficientes para proteger sus Datos Personales.
Los datos de los Clientes de CTW y de los Titulares, en general, serán almacenados por los proveedores de CTW en cualquier país donde tengan sucursales o proveedores de servicios. Asimismo, la Base de Datos será transmitida a nuestros servidores [insertar la tecnología implementada para la transmisión de la Base de Datos].
Política de eliminación y/o supresión de Datos Personales. Una vez se cumpla la finalidad del tratamiento de sus Datos Personales, o cuando el Titular lo solicite directamente a CTW, y siempre que no exista un deber u obligación contractual o legal que lo impida, CTW procederá a eliminar o suprimir sus Datos Personales, siguiendo estas directrices:CTW eliminará o suprimirá los Datos Personales del Titular si:
(i) el Titular lo solicita libre y voluntariamente;(ii) considera que no se están respetando principios, derechos y garantías constitucionales y legales;(iii) se ha cumplido el Plazo de Autorización establecido en esta Política; o(iv) CTW considera que los datos ya no son necesarios para los Fines establecidos en esta Política.Para proceder, debe enviar su solicitud de eliminación de Datos Personales por correo electrónico a hello@colombiatechweek.co.CTW evaluará anualmente la información que posee sobre los Titulares y, según sus características y estado, seleccionará los datos que, a su criterio, serán eliminados o suprimidos. Para ello, considerará si existen derechos de los Titulares que impidan la eliminación de los Datos Personales o si existen obligaciones judiciales, legales, contractuales o constitucionales que lo impidan.CTW informará previamente a los Titulares sobre la decisión y los motivos de la eliminación de sus Datos Personales. Los Titulares podrán presentar Consultas, solicitudes o Reclamos sobre esta decisión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación. Estas Consultas, solicitudes o Reclamos seguirán los procedimientos establecidos en esta Política. Si no se recibe ninguna reclamación o solicitud, se procederá con la eliminación. CTW registrará las actas y registros correspondientes a los procesos de supresión y eliminación de los Datos Personales para garantizar la trazabilidad del procedimiento.
Confidencialidad, derechos fundamentales y anonimización de Datos Personales.
CTW respeta los derechos fundamentales a la privacidad, libertad de expresión, buen nombre y honor de los Titulares, por lo que tomará las medidas pertinentes en cuanto a confidencialidad, incluyendo:Se abstendrá de divulgar, total o parcialmente, la información confidencial recibida a cualquier persona natural o jurídica, entidad gubernamental o privada que no haya sido previamente autorizada.Se abstendrá de utilizar, explotar, emplear, publicar o divulgar información confidencial de manera diferente a la autorizada en esta Política.Instruirá a quienes tengan acceso a información confidencial sobre su manejo, uso, medidas de seguridad y demás, para garantizar su correcta protección.El uso de la información confidencial se realizará conforme a principios éticos y buenas prácticas en la protección de Datos Personales.CTW anonimizará los Datos Personales de los Titulares cuando considere que pueden afectar su derecho a la privacidad, buen nombre y honor. En cualquier caso, CTW, a solicitud de los Titulares y cuando existan razones válidas, procederá con la anonimización de cualquier Dato Personal.
Políticas sobre Exactitud y Calidad de la Información. De acuerdo con el principio de exactitud y calidad de la información, CTW tomará las medidas necesarias para garantizar que la información contenida en sus Bases de Datos sea veraz, completa, precisa, actualizada, verificable y comprensible. Por esta razón, CTW solicitará a los Titulares de los Datos la información necesaria e integral para cumplir con los Fines del respectivo Tratamiento. Asimismo, CTW requerirá la documentación necesaria para asegurar que la información en sus Bases de Datos sea verificable y verdadera.Para lograr esto, CTW implementará las siguientes medidas:
CTW tomará todas las medidas necesarias para garantizar que la información recopilada de los Titulares de los Datos sea completa, precisa, actualizada, verificable y comprensible. En consecuencia, se implementarán medidas de diligencia debida en los métodos de recopilación de datos para lograr estos fines.
CTW se abstendrá de realizar el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares si la información es parcial, incompleta, fragmentada o poco clara.
CTW verificará la identidad de los Titulares de los Datos y la información proporcionada solicitando los documentos de respaldo necesarios en cada caso específico. Esto puede incluir, pero no se limita a, los siguientes: cédula de identidad, RUT (Registro Único Tributario), antecedentes penales y policiales, historial crediticio y certificaciones de entidades privadas y/o públicas.
11.¿Cuáles son sus derechos como Titular de los Datos y cómo puede ejercerlos?
Derechos de los Titulares de los Datos.
Usted tiene el derecho de conocer, actualizar y rectificar su información, así como de revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales. A continuación, se detallan sus derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Para ello, primero debemos establecer la identidad de la persona que intenta ejercer este derecho, con el fin de evitar que terceros no autorizados accedan a sus Datos Personales. Si desea actualizar sus Datos Personales, primero debemos verificar que tiene acceso a los nuevos datos que desea proporcionarnos. Implementaremos un mecanismo para comprobar esto y, si no podemos confirmar los nuevos datos, solo podrá actualizar uno de sus datos de contacto (como correo electrónico, número de teléfono, cuenta bancaria, etc.). Esto se debe a que necesitamos mantener un canal de comunicación directo con usted para cumplir con nuestras obligaciones contractuales y para que usted pueda cumplir con las suyas.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada, a menos que se trate de un caso en el que no se requiera autorización según el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales.
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Abstenerse de responder preguntas sobre Datos Sensibles o datos de niños y adolescentes. En estos casos, le informaremos que no está obligado a otorgar autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles o de datos de niños y adolescentes.
La solicitud de supresión de información y la revocación de la Autorización no procederán si tiene una obligación legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de CTW.
CTW garantiza que cualquier marketing directo o investigación de mercado que reciba por correo electrónico o WhatsApp incluirá medios sencillos para dejar de recibir dichas comunicaciones si no desea continuar. En estos casos, sus Datos Personales no necesariamente serán eliminados de las Bases de Datos, pero se registrarán y respetarán sus preferencias con respecto al marketing directo.
Procedimiento para ejercer sus derechos. Si desea ejercer sus derechos, debe enviar un correo electrónico a hello@colombiatechweek.co, el cual será gestionado por el departamento de protección de datos de CTW. El correo debe dirigirse a COLOMBIA TECH WEEK S.A.S. y especificar: (i) el nombre e identificación del Titular de los Datos o persona autorizada; (ii) una descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar a la Reclamación; (iii) solicitudes o reclamaciones; (iv) una dirección física o electrónica para enviar la respuesta; y (v) documentos relevantes y otras pruebas que desee presentar.El procedimiento que seguiremos para dicha comunicación es el siguiente:
Cuando el Titular de los Datos desee consultar la información almacenada en la Base de Datos, CTW responderá a la solicitud en un máximo de diez (10) días. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, si no podemos responder dentro de este plazo, informaremos al Titular de los Datos sobre las razones del retraso y la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Cuando el Titular de los Datos considere que la información contenida en las Bases de Datos debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando crea que CTW no está cumpliendo con sus deberes bajo la Ley 1581 de 2012, podrá presentar una reclamación ante CTW, la cual será procesada bajo las siguientes reglas:
La reclamación debe dirigirse a COLOMBIA TECH WEEK S.A.S. con la siguiente información: (i) identificación del Titular de los Datos, (ii) descripción de los hechos que dan lugar a la Reclamación, (iii) dirección, y (iv) documentos de soporte. Si la Reclamación está incompleta, CTW podrá solicitar al Titular de los Datos que la complete dentro de los cinco (5) días posteriores a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha de la solicitud sin que el Titular proporcione la información requerida, se considerará que la reclamación ha sido desistida.
Si CTW no es competente para resolver la Reclamación, la remitiremos a la entidad correspondiente en un máximo de dos (2) días hábiles e informaremos al Titular de los Datos sobre la situación.
Una vez recibida la Reclamación completa, incluiremos una leyenda que indique "Reclamación en Proceso" en el lugar donde se encuentren los Datos Personales y el motivo de la Reclamación, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda permanecerá hasta que la Reclamación sea resuelta.
CTW atenderá la Reclamación en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a la fecha de recepción. Si no podemos resolverla dentro de este plazo, informaremos al Titular de los Datos sobre las razones del retraso y la fecha en la que será atendida, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.
La eliminación o supresión de los Datos Personales no procederá si existe una obligación contractual de permanecer en la Base de Datos de CTW.
Reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Podrá presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero primero deberá agotar el proceso de Consulta o Reclamación con CTW como requisito previo.
Derechos de los Titulares de los Datos.
Usted tiene el derecho de conocer, actualizar y rectificar su información, así como de revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales. A continuación, se detallan sus derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Para ello, primero debemos establecer la identidad de la persona que intenta ejercer este derecho, con el fin de evitar que terceros no autorizados accedan a sus Datos Personales. Si desea actualizar sus Datos Personales, primero debemos verificar que tiene acceso a los nuevos datos que desea proporcionarnos. Implementaremos un mecanismo para comprobar esto y, si no podemos confirmar los nuevos datos, solo podrá actualizar uno de sus datos de contacto (como correo electrónico, número de teléfono, cuenta bancaria, etc.). Esto se debe a que necesitamos mantener un canal de comunicación directo con usted para cumplir con nuestras obligaciones contractuales y para que usted pueda cumplir con las suyas.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada, a menos que se trate de un caso en el que no se requiera autorización según el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales.
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Abstenerse de responder preguntas sobre Datos Sensibles o datos de niños y adolescentes. En estos casos, le informaremos que no está obligado a otorgar autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles o de datos de niños y adolescentes.
La solicitud de supresión de información y la revocación de la Autorización no procederán si tiene una obligación legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de CTW.
CTW garantiza que cualquier marketing directo o investigación de mercado que reciba por correo electrónico o WhatsApp incluirá medios sencillos para dejar de recibir dichas comunicaciones si no desea continuar. En estos casos, sus Datos Personales no necesariamente serán eliminados de las Bases de Datos, pero se registrarán y respetarán sus preferencias con respecto al marketing directo.
Procedimiento para ejercer sus derechos. Si desea ejercer sus derechos, debe enviar un correo electrónico a hello@colombiatechweek.co, el cual será gestionado por el departamento de protección de datos de CTW. El correo debe dirigirse a COLOMBIA TECH WEEK S.A.S. y especificar: (i) el nombre e identificación del Titular de los Datos o persona autorizada; (ii) una descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar a la Reclamación; (iii) solicitudes o reclamaciones; (iv) una dirección física o electrónica para enviar la respuesta; y (v) documentos relevantes y otras pruebas que desee presentar.El procedimiento que seguiremos para dicha comunicación es el siguiente:
Cuando el Titular de los Datos desee consultar la información almacenada en la Base de Datos, CTW responderá a la solicitud en un máximo de diez (10) días. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, si no podemos responder dentro de este plazo, informaremos al Titular de los Datos sobre las razones del retraso y la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Cuando el Titular de los Datos considere que la información contenida en las Bases de Datos debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando crea que CTW no está cumpliendo con sus deberes bajo la Ley 1581 de 2012, podrá presentar una reclamación ante CTW, la cual será procesada bajo las siguientes reglas:
La reclamación debe dirigirse a COLOMBIA TECH WEEK S.A.S. con la siguiente información: (i) identificación del Titular de los Datos, (ii) descripción de los hechos que dan lugar a la Reclamación, (iii) dirección, y (iv) documentos de soporte. Si la Reclamación está incompleta, CTW podrá solicitar al Titular de los Datos que la complete dentro de los cinco (5) días posteriores a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha de la solicitud sin que el Titular proporcione la información requerida, se considerará que la reclamación ha sido desistida.
Si CTW no es competente para resolver la Reclamación, la remitiremos a la entidad correspondiente en un máximo de dos (2) días hábiles e informaremos al Titular de los Datos sobre la situación.
Una vez recibida la Reclamación completa, incluiremos una leyenda que indique "Reclamación en Proceso" en el lugar donde se encuentren los Datos Personales y el motivo de la Reclamación, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda permanecerá hasta que la Reclamación sea resuelta.
CTW atenderá la Reclamación en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a la fecha de recepción. Si no podemos resolverla dentro de este plazo, informaremos al Titular de los Datos sobre las razones del retraso y la fecha en la que será atendida, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.
La eliminación o supresión de los Datos Personales no procederá si existe una obligación contractual de permanecer en la Base de Datos de CTW.
Reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Podrá presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero primero deberá agotar el proceso de Consulta o Reclamación con CTW como requisito previo.
12. ¿Cuáles son los deberes de CTW con respecto al Tratamiento de sus Datos Personales?
Deberes de CTW como Responsable del Tratamiento de Datos Personales. CTW está obligado a cumplir con los deberes que impone la ley. Por lo tanto, debe actuar de manera que cumpla con las siguientes obligaciones:
Garantizar, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos mencionados en esta Política.
Tratar sus Datos Personales de acuerdo con los principios establecidos en esta Política.
Mantener la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar sus Datos Personales cuando corresponda.
Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
Garantizar que la información proporcionada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible.
Comunicar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento todas las actualizaciones relacionadas con los Datos Personales previamente proporcionados y tomar las medidas necesarias para mantener la información actualizada.
Informar al Encargado del Tratamiento, en tiempo oportuno, sobre cualquier corrección realizada en los Datos Personales para que este realice los ajustes necesarios.
Exigir siempre al Encargado del Tratamiento que respete las condiciones de seguridad y privacidad de sus Datos Personales.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información esté en disputa por el Titular, una vez se haya presentado una reclamación y aún no se haya concluido el proceso correspondiente.
Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir con las instrucciones y requerimientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes de CTW como Responsable del Tratamiento de Datos Personales. CTW está obligado a cumplir con los deberes que impone la ley. Por lo tanto, debe actuar de manera que cumpla con las siguientes obligaciones:
Garantizar, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos mencionados en esta Política.
Tratar sus Datos Personales de acuerdo con los principios establecidos en esta Política.
Mantener la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar sus Datos Personales cuando corresponda.
Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
Garantizar que la información proporcionada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible.
Comunicar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento todas las actualizaciones relacionadas con los Datos Personales previamente proporcionados y tomar las medidas necesarias para mantener la información actualizada.
Informar al Encargado del Tratamiento, en tiempo oportuno, sobre cualquier corrección realizada en los Datos Personales para que este realice los ajustes necesarios.
Exigir siempre al Encargado del Tratamiento que respete las condiciones de seguridad y privacidad de sus Datos Personales.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información esté en disputa por el Titular, una vez se haya presentado una reclamación y aún no se haya concluido el proceso correspondiente.
Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir con las instrucciones y requerimientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. ¿Qué Otra Información Necesita Saber?
Información de Contacto: Cualquier pregunta o solicitud de información adicional será recibida y procesada a través de nuestro correo electrónico: hello@colombiatechweek.co.
Cambios en la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales: Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente mediante la publicación de la nueva versión en nuestra Plataforma, y solicitaremos su autorización a través del mismo canal.
Última Actualización: Esta Política fue actualizada por última vez el 29 de mayo de 2024.
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